El Club Deportivo Social Juan A. Praderetiene 86 años de historia. Cientos de socios, cuotas sociales, actividades deportivas, y una comisión directiva que hace todo a pulmón.
El problema no era la falta de sistemas. Era uno muy concreto: la tesorera recibía transferencias bancarias todos los meses y no tenía forma de saber a qué socio correspondía cada depósito.
El problema real de las instituciones
Un club no es una empresa. No tiene un área de sistemas ni presupuesto para software. Tiene voluntarios que dedican su tiempo libre y resuelven con lo que hay: una planilla, un cuaderno, el home banking abierto en otra pestaña.
Eso funciona hasta que deja de funcionar. Cuando el club crece, la carga administrativa crece más rápido que la capacidad de las personas que la sostienen. Y el costo no se paga en dinero: se paga en horas de gente que preferiría estar organizando el club, no cruzando depósitos con nombres.
Qué construimos
- Un padrón de socios centralizado, con su estado de cuota al día, su historial y las actividades deportivas en las que está inscripto.
- Pagos online: el socio paga su cuota desde el celular y el sistema la registra solo. Se terminó el trabajo de adivinar a quién pertenece cada transferencia.
- Registro manual también, porque en un club se sigue cobrando en efectivo en la sede. El sistema se adaptó a cómo trabaja el club, no al revés.
- Roles con permisos distintos: la comisión directiva administra todo, los tesoreros de cada sub-comisión ven la información completa pero no pueden modificarla, y cada socio accede a su propio portal.
- Avisos por WhatsApp, que es donde la gente del club realmente lee.
- Una app instalable en el celular, sin pasar por las tiendas de aplicaciones ni pedirle a nadie que descargue nada complicado.
La decisión que más importó
El sistema se diseñó alrededor de una restricción: los usuarios no son técnicos y muchos no tienen email. El acceso se resolvió con documento y un PIN, que es lo que la gente del club puede recordar sin ayuda.
Esa clase de decisión no aparece en ningún requerimiento. Aparece cuando uno se sienta a entender cómo funciona la institución antes de escribir la primera línea de código.
El resultado
El sistema está en producción con pagos online activos. La conciliación de cuotas, que era una tarea manual de horas, es ahora automática.
Un club de 86 años no necesita transformarse en una empresa de tecnología. Necesita que la parte administrativa deje de consumir el tiempo de las personas que lo sostienen.
¿Tu institución necesita algo así? Escribinos.